FORMULAZIONE E GESTIONE BUDGET

SEGRETERIA ORGANIZZATIVA

• Contatti con promotori, relatori e partecipanti.
• Spedizione inviti e materiale informativo.
• Ricevimento, catalogazione e trasmissione abstracts.
• Accoglienza iscrizioni e gestione generale delle quote.
• Solleciti, pagamenti, rettifiche, aggiornamenti.
• Compilazione e spedizione documenti relativi.
• Allestimento e consegna badge e materiale congressuale.
• Registrazione partecipanti.

ORGANIZZAZIONE PROGRAMMI SOCIALI E DI INTRATTENIMENTO

• Attività motivazionali di team-building. Teatro d'impresa.
• Ricevimenti di benvenuto, eventi ice-breaker, feste get together.
• Proposte per cene e serate di gala in ristoranti d'atmosfera, antichi palazzi, luoghi insoliti e d'impatto.
• Sfilate e processioni di antichi costumi. Ricostruzioni storiche.
• Organizzazione di concerti in teatri, chiese e cattedrali, musei, palazzi storici, giardini pubblici e privati, discoteche, luoghi particolari.
• Visite guidate ed escursioni a bordo di mezzi privati, con itinerari personalizzati ed esclusivi.

RICERCA SEDE ED ALLESTIMENTO TECNICO

• Analisi delle opzioni possibili (palazzi e centri congressi, hotel congressuali, edifici storici, luoghi inconsueti).
• Proposte e definizioni di allestimenti adeguati alle varie funzioni. Cartellonistica esterna ed interna. Segnaletica.
• Organizzazione ed allestimento di cyber-café, coffee-point, aree di incontro e relax, salette VIP.
• Allestimenti floreali. Effetti speciali.
• Allestimento tecnico della sede con la collaborazione di fornitori competenti ed affidabili.

SERVIZI DI RISTORAZIONE

• Selezione di ristoratori e fornitori di servizi catering. Contratti e gestione dei servizi.
• Suggerimenti di modalità di attuazione (es. servizio ai tavoli, buffet).
• Proposte per la scelta dei menu e delle bevande.
• Personalizzazioni: stampa menù, decorazioni particolari, uniformi del personale.

RECEPTION ED ASSISTENZA MULTILINGUE

• Allestimento di punti di accoglienza con segnaletica personalizzata.
• Assistenti plurilingue nei luoghi d'arrivo, aeroporti, porti, stazioni ferroviarie, alberghi, centro congressi.
• Organizzazione di servizi di transfer con mezzi privati.
• Assistenza di personale specializzato plurilingue durante gli eventi.

SERVIZI TIPOGRAFICI

• Consulenze per scelte grafiche.
• Redazione e stampa di programmi, locandine di annuncio, documenti personalizzati (carta e buste del congresso, inviti...).
• Redazione e stampa volume abstracts.

RISERVAZIONI ALBERGHIERE

• Selezione e proposte di sistemazioni alberghiere adeguate all'evento.
• Gestione delle richieste di organizzatori, relatori e partecipanti.
• Invio voucher di conferma.
• Compilazione di rooming lists e aggiornamenti.

SERVIZI DI INTERPRETARIATO E TRADUZIONE

• Fornitura e gestione delle prestazioni di professionisti qualificati.
• Fornitura di strumentazioni specifiche di alto livello per traduzioni simultanee.

RICERCA SPONSOR

• Analisi delle opportunità comunicative offerte dall'evento.
• Redazione di richieste di sponsorizzazione.
• Assistenza agli sponsor durante la manifestazione.
• Verifica del livello di beneficio ottenuto.

ORGANIZZAZIONE DI MOSTRE TECNICO-SCIENTIFICHE

• Consulenza per stand espositivi sulla base del concetto di integrazione tra esposizione e congresso.
• Assistenza agli espositori per massimizzare il loro impatto.

UFFICIO STAMPA

• Attività di Pubbliche Relazioni e contatti con testate e giornalisti.
• Preparazione ed invio di comunicati stampa.
• Organizzazione di conferenze stampa.
• Recall telefonici

PRENOTAZIONI

• Prenotazione di voli, treni, traghetti, auto, negoziazioni con compagnie aeree per tariffe speciali, pacchetti turistici in generale

(in partnership con un consolidato tour operator).